Stage Gate: poort naar succesvolle projecten

11 juli 2016 00:00

Om grote verliesprojecten, zogenoemde bleeders, te voorkomen, is BAM Infra-breed een nieuwe procedure voor risicobeoordeling geïmplementeerd: Stage Gate. Ter ondersteuning is een digitale vragenlijst ontwikkeld, maar persoonlijk eigenaarschap blijft van essentieel belang.

Sales- en marketingmanager Sander Mullink legt uit waarom veel werk verzetten nog niet betekent dat je ook veel winst maakt. ‘Als BAM Infra nemen we allerlei soorten werk aan. Met een beperkt aantal projecten verdienen we veel geld. Daarnaast voeren we veel projecten uit die ons nauwelijks wat opleveren terwijl we er veel geld in investeren. Tot slot hebben we vaak enkele werken waarop we grote verliezen maken, waarna we weer terug bij af zijn. Daarmee doen we onszelf te kort want er zit veel potentie in onze organisatie.’

Digitale vragenlijst
Bij veel bleeders hebben we de risico’s van tevoren wel gezien, maar zijn we er niet goed mee omgegaan. Door alleen werken met risico’s die we kunnen beheersen aan te nemen, kunnen we in korte tijd grote stappen vooruit zetten. Daarom werkt de hele BAM-organisatie sinds 1 juni met het Stage Gate-systeem. Het doel: risico’s van projecten en de benodigde cash op voorhand beter in kaart brengen. Voor alle werken met een aanneemsom vanaf 1 miljoen euro moet een digitale vragenlijst worden ingevuld. Het ligt voor de hand dat we dit op termijn voor alle projecten gaan doen. De vragen hebben betrekking op mogelijke risico’s. Hoe groot is het werk? Kennen we de opdrachtgever en wat zijn onze ervaringen met hem? Maar ook: hebben we de kennis, ervaring en mensen in huis om het werk uit te voeren? Om welk type contract gaat het? Moeten we veel voorfinancieren? En wat is onze ervaring met het land waarin het project gerealiseerd wordt?

Poorten
‘Op basis van de antwoorden wordt automatisch vastgesteld om welk type project het gaat’, aldus Sander. ‘Een A-project is complex en risicovol. Hier moet de Raad van Bestuur een oordeel over vormen. B-projecten zijn op CEO-niveau te beoordelen. Bij C- en D-projecten zijn de risico’s kleiner en ligt de beslissingsbevoegdheid in de organisatie zelf. Door op deze manier te werken en een aantal poorten (gates) te creëren waarbij goedkeuring op een bepaald niveau noodzakelijk is, kunnen we onze cashflow en portefeuille beter op orde houden.’

Eigenaarschap
Het digitale systeem is alleen ter ondersteuning gedacht en betekent dus niet dat risicobeoordeling voortaan vanzelf gaat. Eigenaarschap (ownership) en bewustwording bij individuele medewerkers blijven volgens Sander van essentieel belang. ‘Vraag je altijd af of wij een werk moeten willen aannemen en of de risico’s die eraan kleven niet te groot zijn. Dat doe je het best door met je collega’s bij elkaar te gaan zitten en samen de risico’s te bespreken. Het systeem helpt je bij het bespreken van de aanpak op het juiste niveau in de organisatie.’